Dal 2019 diventa obbligatoria la fattura in formato elettronico, una rivoluzione – costosa – nel mondo del business e non solo
É oramai in dirittura di arrivo la fattura in formato elettronico e sarà una vera rivoluzione nel mondo del business che, secondo le intenzioni, dovrebbe tradursi in processi lavorativi e di scambio di informazioni sempre più efficienti. Secondo quanto previsto dalla Legge di Bilancio 2018, dal 1° gennaio 2019 si dovranno emettere/ricevere le fatture esclusivamente in formato elettronico anche nei confronti dei privati. In precedenza l’obbligo sussisteva solo in caso di operazioni con la Pubblica Amministrazione.
La fattura elettronica obbligatoria vale sia nel caso in cui la cessione del bene o la prestazione di servizio sia effettuata tra due operatori Iva (operazioni B2B, cioè Business to Business), sia nel caso in cui la cessione/prestazione sia effettuata da un operatore Iva verso un consumatore finale (operazioni B2C, cioè Business to Consumer). Sono esonerati dall’emissione della fattura elettronica solo gli operatori che rientrano nei regimi agevolati del cosiddetto “regime di vantaggio” (ex art. 27, commi 1 e 2, del D.L. 98/2011, convertito con modifiche dalla L. 111/2011) e del cosiddetto “regime forfettario” (ex art. 1, commi da 54 a 89, della L. 190/2014).
Cos’è la Fattura Elettronica?
La fatturazione elettronica identifica il processo digitale che genera e gestisce le fatture nel corso del loro intero ciclo di vita, che comprende la generazione, l’emissione (o ricezione) fino alla conservazione, che deve essere di 10 anni. Le fatture che d’ora in poi saranno “elettroniche” devono obbligatoriamente essere realizzate, spedite, archiviate e conservate in un formato digitale denominato XML (eXtensible Markup Language) strutturato secondo uno schema codificato e riconosciuto dall’Agenzia delle Entrate, che si basa sulle specifiche tecniche approvate con il provv. n° 89757 del 30/04/2018.
La fattura elettronica si differenzia da una fattura cartacea, in generale, per due aspetti principali:
1) va redatta utilizzando un personal computer, un tablet o uno smartphone utilizzando uno specifico software che occorre acquistare e imparare a usare o, in alternativa, si può pagare mensilmente o annualmente una società di gestione;
2) deve essere trasmessa elettronicamente al cliente tramite il c.d. Sistema di Interscambio (SdI).
Cos’è il Sistema di Interscambio e a cosa serve?
Con l’introduzione della fatturazione elettronica non sarà più il fornitore a recapitare il documento al proprio cliente bensì l’Agenzia delle Entrate. Infatti il fornitore invierà la fattura in linguaggio XML predisposta con l’apposito software all’Agenzia delle Entrate tramite il sistema SdI (Sistema di Interscambio) ossia il server dell’Agenzia delle Entrate che trasferirà la fattura elettronica dal fornitore al proprio cliente; inviaìerà le notifiche relative alle attività svolte ai soggetti coinvolti e permetterà all’amministrazione finanziaria il monitoraggio di tutte le transazioni che avvengono tra privati.
Tramite questo sistema sarà dunque l’Agenzia a recapitare al cliente il file elettronico con le informazioni in merito ai flussi di invio, di ricezione e le relative notifiche. Ovviamente anche chi riceverà la fattura elettronica dovrà possedere il software in grado di “tradurla”.
Quali sono i vantaggi della fatturazione elettronica?
Il vero valore della Fatturazione elettronica è quello di stimolare le imprese a emettere, ricevere e gestire documenti transazionali di business in formato elettronico elaborabile allo stesso in modo in cui avverrà per la fatturazione. Ovviamente la relazione commerciale con i propri clienti o fornitori si compone anche di documenti che non sono fatture: ci sono infatti gli ordini, le conferme d’ordine, gli avvisi di spedizione, i documenti di trasporto, le prove di avvenuta consegna, gli avvisi di ricezione merci, le bolle, ecc., che saranno in un prossimo futuro generati, trasmessi e conservati con le stesse logiche con cui si affronta la fatturazione elettronica.
Per conseguire concretamente i previsti benefici della fatturazione elettronica (per chi la emette/riceve) è necessario che la documentazione contabile sia emessa nel formato elaborabile dai sistemi informativi (senza necessità del cosiddetto “data entry”). Per questo motivo, la forma più efficace di fatturazione elettronica è quella che prevede la ideazione e implementazione di un processo digitale per la generazione, l’emissione, la ricezione, la gestione e la conservazione delle fatture in formato elettronico.
A livello europeo oltre all’Italia, l’unico Paese ad avere l’obbligo di fattura elettronica è il Portogallo.
